5 راهکار برای دعوت داوطلبان به کمپین های نیکوکاری
۱. از تحلیل پیشبینیکننده برای شناسایی داوطلبان احتمالی استفاده کنید
راهنمای هوش مصنوعی پیشبینیکننده BWF تحلیل پیشبینیکننده را به عنوان “نوعی هوش مصنوعی تعریف میکند که از دادهها، الگوریتمهای آماری و یادگیری ماشین برای پیشبینی نتایج آینده بر اساس روندهای دادهای گذشته استفاده میکند.”برای کمک به جذب داوطلبان برای پیوستن به تلاشهای کمپین بزرگ شما، یک مدل پیشبینیکننده ایجاد کنید تا داوطلبان احتمالی را که بیشترین احتمال علاقه به این طرح را دارند، شناسایی کنید.فرآیند به این صورت است:
* پاکسازی دادهها در سیستم مدیریت داوطلبان خود: راهکارهای هوش مصنوعی برای تولید بینشهای مفید و مرتبط به دادههای دقیق و کامل نیاز دارند.قبل از ایجاد یک مدل پیشبینیکننده، اطمینان حاصل کنید که پایگاه داده داوطلبان شما بهروز و سازمانیافته است.مشکلات مانند ورودیهای تکراری، اطلاعات ناقص و جزئیات شخصی منسوخ را شناسایی و اصلاح کنید.
* اجرای تحلیل پیشبینیکننده برای شناسایی بهترین داوطلبان احتمالی کمپین: در صورت لزوم با یک مشاور حرفهای جذب سرمایه همکاری کنید و یک مدل پیشبینیکننده برای ارزیابی دادهها در پایگاه داده داوطلبان خود ایجاد کنید.مدل باید معیارهایی مانند اینکه آیا فردی در گذشته با سازمان شما داوطلبانه همکاری کرده است، سطح فعلی اهدای کمک مالی او، و هر مهارت مرتبطی که دارد را ارزیابی کند. سپس، باید توصیههایی برای بهترین داوطلبان احتمالی برای تماس با آنها ارائه دهد.
جمله با ساختار معلوم:
* شما باید با دعوتنامههای شخصیسازی شده ، متقاضیان را برای مشارکت تماس بگیرید: هنگام ایجاد این دعوتنامهها، به یاد داشته باشید که با راهکارهای هوش مصنوعی به عنوان دستیار در تلاشهای جذب داوطلب خود رفتار کنید – نه جایگزین کامل. دعوتنامههای خود را برای داوطلبان احتمالی با گنجاندن جزئیات شخصی که در مورد آنها میدانید، سفارشی کنید. به عنوان مثال، میتوانید یادداشتی ارسال کنید با این مضمون: “الیزابت عزیز، به عنوان یکی از متعهدترین داوطلبان رویداد ما، میدانیم که همیشه میتوانیم برای حمایت از مأموریتمان روی شما حساب کنیم. میخواستیم با یک دعوت شخصی با شما تماس بگیریم تا فرصتهای داوطلبی باز کمپین ما را بررسی کنید.” با مدلسازی پیشبینیکننده، میتوانید تلاشهای جذب داوطلب خود را بر حامیانی متمرکز کنید که بیشترین احتمال علاقه به فرصتهای شما را دارند. در نتیجه، بازده سرمایهگذاری (ROI) اطلاعرسانی به داوطلبان خود را افزایش خواهید داد و داوطلبانی با شور و اشتیاق، مهارت و تعهد لازم برای تسهیل فعالیتهای کمپین خود پیدا خواهید کرد.
۲. اهداف و نقشهای داوطلبان در تلاشهای خود را به وضوح توضیح دهید:
* اهداف جذب سرمایه خود را تعریف کنید: دامنه کمپین، شامل هدف جذب سرمایه و جدول زمانی پیشبینیشده، را با داوطلبان بهصورت شفاف در میان بگذارید.
* نقشها و مسئولیتهای داوطلبان را شرح دهید: مشخص کنید که داوطلبان در کجا حمایت خواهند کرد، چه از طریق برنامهریزی و مدیریت رویداد، جذب سرمایه همتا به همتا، ارتباط با شرکتها و غیره. همچنین، اطمینان حاصل کنید که داوطلبان احتمالی درک میکنند که آیا از آنها انتظار میرود به کمپین شما کمک مالی اهدا کنند یا خیر.
داوطلبان زمانی که درک کنند کارشان چگونه در مأموریت بزرگتر سازمان شما جای میگیرد، انگیزه بیشتری احساس خواهند کرد. اطلاعاتی در مورد تأثیر مورد انتظار، مانند اینکه به چند ذینفع به دلیل کمپین کمک خواهد شد، ارائه دهید تا به داوطلبان کمک کنید تأثیر مثبت خود را تجسم کنند.
۳. داوطلبان را با نقشهای جذب سرمایه مناسب تطبیق دهید
شما با انتخاب نقشهای مناسب برای هر داوطلب، مزایای برد-برد ایجاد میکنید. داوطلبان در نقشهایی که مناسب استعدادها و علاقههایشان است، احساس رضایت و راحتی بیشتری میکنند و سازمان شما از حمایت ماهرانه و نرخهای نگهداری داوطلب بالاتر بهرهمند میشود. به عنوان مثال، فرض کنید شما یک کارگروه داوطلبی ایجاد میکنید تا به پیش بردن کمپین سالانه جذب کمک سازمانتان کمک کند. به عنوان بخشی از این تلاش، ممکن است به داوطلبانی نیاز داشته باشید که وظایفی مانند:
* رهبری سایر داوطلبان: نقش “رهبری سایر داوطلبان” به این معناست که یک داوطلب باتجربه، با مهارتهای ارتباطی و سازماندهی مناسب، مسئولیت هماهنگی، هدایت، ایجاد انگیزه و حمایت از گروهی از داوطلبان دیگر را در انجام وظایف مشخصی از کمپین جذب سرمایه بر عهده میگیرد. این کار به سازمان در مدیریت بهتر تیمهای داوطلبی کمک میکند و به خود داوطلب فرصت رشد و توسعه مهارتهای رهبری را میدهد، و در نهایت به موفقیت کمپین کمک شایانی میکند. انتخاب فرد مناسب برای این نقش، بر اساس مهارتها و علاقهمندیهای او، کلیدی است.
* ارتباطات/حمایت از جامعه: داوطلبان در نقش “ارتباطات/حمایت از جامعه” به عنوان صدای کمپین در جامعه عمل میکنند. آنها مهارتهای ارتباطی خود را به کار میگیرند تا اطلاعات مربوط به کمپین را منتشر کنند، آگاهی عمومی را افزایش دهند و از مأموریت سازمان در میان مردم حمایت کنند. این افراد با اشتیاق، پیام کمپین را به دیگران منتقل کرده و آنها را به مشارکت و حمایت تشویق میکنند. انتخاب داوطلبانی که به این حوزه علاقهمند و در آن توانمند هستند، به گسترش پیام کمپین و جلب حمایت گستردهتر جامعه کمک شایانی میکند.
* برنامهریزی/میزبانی رویداد: این کار به این دلیل اهمیت دارد که وقتی داوطلبان در نقشی فعالیت میکنند که هم توانایی انجام آن را دارند و هم به آن علاقهمندند، با انگیزه و اثربخشی بیشتری کار میکنند. به جای اینکه صرفاً وظیفهای به آنها محول شود، به بخشی معنادار از فرآیند تبدیل میشوند.
>نتیجه نهایی این تطبیق هوشمندانه، افزایش چشمگیر کارایی در فعالیتهای جذب سرمایه (مانند برقراری ارتباط مؤثرتر با حامیان یا سازماندهی بهتر بخشهای جمعآوری کمک مالی) و همچنین افزایش رضایت و حس مشارکت در داوطلب است که به موفقیت کلی رویداد و اهداف جذب سرمایه آن کمک شایانی میکند.
>پس، به جای تمرکز بر اینکه “چگونه” این کار انجام شود (مراحل)، ایده اصلی این است که اطمینان حاصل کنیم هر داوطلب در نقشی قرار میگیرد که هم به نفع رویداد باشد و هم با نقاط قوت خود داوطلب همسو باشد.
* شبکهسازی/پرورش ارتباط با اهداکنندگان بزرگ: داوطلبانی که مهارتهای ارتباطی قوی، تجربه در تعاملات حرفهای یا علاقه به توسعه منابع دارند، میتوانند در نقشهایی قرار بگیرند که به شبکهسازی با اهداکنندگان بزرگ کمک میکند. با شناسایی و آموزش این داوطلبان برای مشارکت در فعالیتهای جذب سرمایه، بهویژه در تعامل با خیرین کلیدی، هم ارزش روابط انسانی تقویت میشود و هم اثربخشی فرآیند جذب کمکهای مالی افزایش مییابد. این تطبیق هدفمند میان توانمندی داوطلب و نیازهای استراتژیک سازمان، به رشد پایدار و حرفهای سازمان کمک میکند.
* مشارکتهای شرکتی : برای یافتن انطباق مناسب، شما میتوانید یک نظرسنجی برای داوطلبان ارسال کنید و از آنها بپرسید که چه مهارتهایی دارند و به کدام موقعیتها علاقهمند هستند. سپس، شما جلسات آموزشی سفارشیشدهای متناسب با هر نقش ارائه میدهید تا داوطلب ها بتوانند بینشهای منحصربهفردی را که برای ایفای مؤثر نقش خود نیاز دارند، بهدست آورند.
به عنوان مثال، جلسات آموزشی شما برای داوطلبان ارتباطات میتواند بر ارائه توجیه نیاز به حمایت شما به صورت تا حد امکان قانعکننده تمرکز کند. از سوی دیگر، داوطلبان مشارکتهای شرکتی میتوانند شناسایی حامیان مالی احتمالی برای کمپین شما را تمرین کنند.
۴. ارتباطات باز را تسهیل کنید
شما با برقراری ارتباطات شفاف و منظم میتوانید داوطلبان را آگاه و باانگیزه نگه دارید تا به اهداف کمپین خود برسید. با استفاده از این استراتژیها برای تسهیل ارتباطات باز، داوطلب را در هر مرحله از فرآیند پر از احساس دربرگرفته شدن و حمایت شدن کنید:
* منابع مورد نیاز داوطلبان را برای ارتباط مؤثر در مورد کمپین شما فراهم کنید: اکثر نقشهای داوطلبی در کمپین احتمالاً شامل ارتباط با دیگران در مورد مأموریت سازمان شما به نوعی خواهد بود.”شما باید داوطلبان را با ابزارهایی که برای انجام مؤثر این کار نیاز دارند، مجهز کنید. ما برای پشتیبانی بهتر از شما، نکات کلیدی گفتگو، دلایل نیاز به حمایت و مواد بازاریابی تکمیلی مانند بروشورها، جزوهها و صفحات اهدای شخصیسازیشده را فراهم میکنیم.
* برای آگاه نگه داشتن آنها، پاسخ به سؤالات و حفظ حرکت، به طور منظم با داوطلبان ملاقات کنید: برای همسو شدن مستمر با تیم داوطلب های خود، جلسات مجازی را از طریق زوم یا گوگل میت برنامهریزی کنید. در طول این بررسیهای دورهای، به سؤالات پاسخ دهید، مشکلات/موانع جذب سرمایه را رفع کنید، و موفقیتهای داوطلبان را برجسته کنید.
* بهروزرسانیهای مکرر از پیشرفت کمپین ارائه دهید: با ارائه بهروزرسانیهای مستمر از کمپین، انگیزه داوطلبان را حفظ کنید. شما میتوانید پیشرفت کمپین خود را با استفاده از دماسنج جذب سرمایه نشان دهید. با درخواست از مدیر اجرایی سازمان غیرانتفاعی خود برای ارائه شخصی بهروزرسانیها و کلمات تشویقآمیز، احساس قدردانی شدن را به داوطلبان منتقل کنید.
* برای در ارتباط ماندن از کانالهای ارتباطی ترجیحی داوطلبان استفاده کنید: هنگام ثبتنام اولیه داوطلبان، از آنها بخواهید اولویتهای ارتباطی خود را مشخص کنند. برای آگاه نگه داشتن داوطلبان از کانالهای متعدد، از جمله ایمیل، پیامک و رسانههای اجتماعی، استفاده کنید.
اطمینان حاصل کنید که داوطلبان راهی برای تماس با سازمان شما در هر زمان برای حل هر گونه مشکلی که ممکن است داشته باشند، دارند.به عنوان مثال، فرض کنید یکی از داوطلبان برنامهریزی رویداد نمیتواند یک مکان مقرونبهصرفه برای رویداد مزایده آتی پیدا کند. در این شرایط، یکی از اعضای باتجربه تیم برنامهریزی یا داوطلبان، با برقراری تماس با مکانها و سالنها، حمایت و راهنمایی لازم را فراهم میکند و گزینهای متناسب با بودجه رویداد را انتخاب میکند.
۵.جملات شما به ساختار معلوم تبدیل شدند:
“موفقیتهای داوطلبان را جشن بگیرید. زمانی که داوطلب یا داوطلبان خود را بهدرستی درگیر و پرورش میدهید، کمپین شما احتمال بیشتری برای موفقیت دارد و میتوانید آنها را برای دفعات بعدی حفظ کنید.
وقتی شما موفقیتهای داوطلبان را تصدیق میکنید و برای آنها جشن میگیرید، به آنها نشان میدهید که برایتان ارزشمند هستند و از آنها قدردانی میکنید
. شما میتوانید از جلسات داوطلبان و یک رویداد قدردانی از داوطلبان در پایان کمپین برای برجسته کردن موفقیتهایی مانند:
* پیروزیهای جذب سرمایه، مانند افرادی که در جمعآوری بیشترین کمک مالی برای کمپین شما کمک کردند: در کمپینهای جذب سرمایه، افرادی که بیشترین مبلغ یا تعداد اهداکننده را جذب کردهاند، نقش مهمی در جمعآوری کمکهای مالی ایفا میکنند. برای حفظ انگیزه این داوطلبان و الگوسازی از عملکردشان، شما باید این موفقیتها را بهصورت عمومی و شفاف در ارتباطات سازمانی بازتاب دهید.این کار هم انگیزهبخش است، هم حس رقابت سالم ایجاد میکند و هم قدردانی از افراد را نشان میدهد.
* موفقیتهای برنامهریزی و مدیریت رویداد: در سازمانهای مردمنهاد، موفقیت در برنامهریزی و اجرای رویدادها (مثل همایشها، کمپینها، یا رویدادهای داوطلبانه) نشاندهندهی کارآمدی تیم و هماهنگی بالای اعضاست. برای حفظ این دستاوردها و انتقال تجارب مثبت، باید این موفقیتها بهصورت شفاف در ارتباطات داخلی و خارجی سازمان منتشر شود.
* لحظات قابل تحسین رهبری یا مربیگری داوطلبانه: در فعالیتهای داوطلبانه، داوطلبان ممکن است در مواقعی نقش رهبری ایفا کنند؛ مثلاً وقتی داوطلبان جدید را آموزش میدهند یا در شرایط دشوار تصمیم میگیرند.
این لحظات، فرصتهایی ارزشمند برای الگوسازی، انگیزهبخشی و ترویج فرهنگ داوطلبی هستند.
*بیشترین مقدار ساعت توسط داوطلب : جوایز تقدیر مانند تروفیها، مدالها یا گواهینامهها به داوطلبان یادگاری از تلاششان میدهد.
. نشانهای قدردانی اضافی مانند سبدهای هدیه، کالاهای رایگان و کارتهای هدیه ارائه دهید تا قدردانی صمیمانه خود را از مشارکت آنها نشان دهید.
مشارکت مؤثر با داوطلب شانس ماندن آنها در سازمان را افزایش میدهد. در تمام مراحل برنامهریزی کمپین، پرورش و نگهداری داوطلب یا داوطلبان خود را اولویت دهید تا از حمایت متعهدانه برای دستیابی به اهداف جذب سرمایه اطمینان حاصل کنید.
در نهایت جذب داوطلب و نگه داری از داوطلب امری حساس و مهم در مدیریت داوطلبان در سازمان های مردم نهاد و خیریه ها است
مطالب مرتبط