خیریه‌ها و سازمان‌های مردم‌نهاد مؤسساتی هستند که از دل جامعه برخاسته‌اند و در تلاشند تا مسائل و مشکلات پیش رو را با استفاده از منابع شخصی و کمک‌های دریافتی از ارگان‌های حاکمیتی مرتفع نمایند. عموماً مؤسسات خیریه و سمن‌هایی که به ارگان‌های حاکمیتی وابستگی دارند، فعالیت‌ها و تخصیص منابع خود را براساس ضوابط و قوانین از پیش تعیین شده‌ی آن ارگان به اجرا می‌گذارند. ولی سایر مؤسسات برای دستیابی به هدفی خاص برنامه‌ریزی خود را انجام داده‌اند و منابع لازم را نیز از طریق خیرین و تحت نظارت هیئت‌مدیره یا هیئت‌امنا، به فعالیت‌های خود تخصیص می‌دهند. هر مؤسسه‌ی خیریه یا سمن، با توجه به چشم‌انداز خود، استراتژی، مأموریت و اهداف مشخصی دارد که با توجه به آن مسیر حرکت خود را مشخص کرده و در راستای دسترسی به اهداف خود تلاش و برنامه‌ریزی می‌کند.
بیشتر بدانید:
آیا سازمان‌های خیریه به نسبت منابع مصرفی، کارایی مورد انتظار را دارند؟
مدیران خیریه‌ها و سمن‌ها با توجه به منابع محدودی که در اختیار دارند، همواره به دنبال پاسخ به این مهم هستند که آیا به نسبت منابع مصرفی، کارایی مورد انتظار را داشته‌اند یا خیر.
به‌جهت پاسخ به این مهم و ارتقاء کارایی و بهبود همه‌جانبه در این سازمان‌ها، می توان از نظام‌های مدیریتی بهره برد. به اعتقاد نظام‌های مدیریتی، تنها زمانی در یک سازمان می‌توان به بهبود دست یافت که بتوانیم عملکرد آن را اندازه‌گیری کنیم و این اندازه‌گیری زمانی ممکن می‌شود که درک درست و جامعی از این مفهوم در سازمان وجود داشته باشد.
پایش جایگزین اندازه‌گیری
در بسیاری از سازمان‌ها، فرآیند اندازه‌گیری امری دشوار و پرهزینه یا حتی غیرممکن است. به همین جهت به‌جای اندازه‌گیری از پایش استفاده می‌کنیم. پایش یا مراقبت را می‌توان سنجش درجه‌‌ی انطباق فعالیت‌ها با استانداردهای از پیش تعیین شده در زمان اجرا تعریف کرد. به بیان دیگر می‌توان گفت که پایش میزان پیشرفت فعالیت‌ها و اقدامات برنامه در یک دوره‌ی زمانی مشخص را نشان می‌دهد.
پایش و اندازه‌گیری در سازمان در سه سطح صورت می‌پذیرد:
سطح کلان: سطح اول اهداف و معیارهای استراتژیک مورد پایش قرار می‌گیرند.
سطح نیمه‌کلان: در این سطح قوانین سازمانی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرند.
پایین‌ترین سطح: اهداف فرآیندی سازمان، در قالب شاخص‌های عملکردی و عملیاتی مورد پایش، اندازه‌گیری و تحلیل قرار می‌گیرند.
نتایج حاصل از این پایش‌ها در اختیار مدیران ارشد سازمان ها قرار گرفته تا در فرآیند تصمیم‌گیری یاری‌گر آنان باشد. البته توجه به این نکته در فرآیند اندازه‌گیری و پایش حائز اهمیت است و ممکن است در این فرآیند سوگیری‌های شخصی تأثیر زیادی داشته باشد که منجر به گمراهی مدیر در امر تصمیم‌گیری شود.
ارزیابی، روندی فراگیر و رو به آینده که منجر به اصلاح و بهبود می‌شود
به‌جهت جلوگیری از این امر، امروزه به‌جای پایش و اندازه‌گیری از فرآیند ارزیابی بهره گرفته می‌شود. فرآیند ارزیابی توسط تیمی متخصص، آگاه، دارای صلاحیت علمی و با بی‌طرفی کامل صورت می‌گیرد. در این فرآیند برنامه و عملکرد سازمان مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت در جهت بهبود سازمان راه‌حل‌های کاربردی ارائه می‌شود.
ارزیابی در بیشتر اوقات فرآیندی است که براساس یک قالب استاندارد و به‌جهت سنجش اجرای حداقلی الزمات از پیش تعیین شده صورت می‌پذیرید که اصطلاحاً به آن ممیزی گفته می‌شود. به بیان دیگر می‌توان گفت ارزیابی روندی فراگیر و رو به آینده است که منجر به اصلاح و پیشرفت می‌شود. این روند از تعیین سطوح عملکرد مورد انتظار از پرسنل شروع شده و در ادامه با پیشرفت و توسعه‌ی عملکرد پرسنل پایان می‌یابد. ارزیابی به‌ذات به دنبال سطوح متعالی است و ارتباط زیادی به توانمندی و اجماع تیم ارزیابی دارد.
بیشتر بدانید:
انواع ارزیابی:
اول‌شخص: ارزیابی‌ها می‌توانند به‌صورت اول‌شخص باشند. بدین معنی که تیم ارزیابی از درون خود سازمان تشکیل می‌شود. این نوع ارزیابی، بسیار دقیق و موشکافانه است؛ ولی ریسک سوگیری و یا اثرپذیری تیم ارزیابی از سطوح قدرت درونی سازمان وجود دارد.
دومشخص: در برخی موارد ارزیابی به شکل دوم شخص انجام می‌شود. ارزیابی دومشخص توسط مشتریان، پیمانکاران، قانونگذاران و یا نمایندگان آنان صورت می‌پذیرد. این نوع ارزیابی به دنبال اهداف خاص طرف دوم بوده و به‌نوعی، شناسایی نقاط قوت و فرصت بهبود در آن بسیار ضعیف‌تر از سایر انواع ارزیابی است.
سوم‌شخص: در نهایت ارزیابی سوم‌شخص یا مؤسسه‌ی ارزیاب که به‌صورت کاملاً بی‌طرفانه و به‌دور از تأثیرات بیرونی صورت می‌پذیرد که می‌توان گفت بهترین نوع ارزیابی است. در این روش، ارزیابان پس از انجام فرآیند ازریابی و شناسایی نقاط قوت-ضعف و فرصت-تهدید، مجموعه ای از راهکارهای بهبود را در اختیار مؤسسه‌ی مورد ارزیابی قرار می‌دهند.
در ارزیابی به روش سوم‌شخص، ارزیابان توسط مؤسسات ارزیابی تربیت می‌شوند. ارزیاب باید دارای حداقل تحصیلات، سن و تجربیات مدوّن باشد تا مجاز به حضور در کلاس‌های آموزشی گردد. در صورت قبولی در چنین کلاس‌هایی، در ابتدا با عنوان «نظاره‌گر» در کنار تیم‌های ارزیابی کسب تجربه نموده و سپس با سمت «ارزیاب تحت آموزش» زیر نظر یک سرارزیاب، فعالیت نموده تا به سطح «ارزیاب» دست یابد. زمانی که دانش‌پذیر به سطح ارزیابی دست پیدا کند و دانش و تجربه کافی را به دست آورد، می‌تواند به‌صورت مستقل فرآیند ارزیابی را با توجه به دستورالعمل‌های مصوب در سازمان‌ها و مؤسسات به اجرا بگذارد.
پایش: Monitoring
ارزیابی: Evaluation
ارسال نظر