خیریه‌ها مؤسساتی هستند که از دل جامعه برخاسته‌اند و در تلاش‌اند تا مسائل و مشکلات پیش رو را با استفاده از منابع شخصی و کمک‌های دریافتی از ارگان‌های حاکمیتی مرتفع نمایند. عموماً مؤسسات خیریه‌ای که به ارگان‌های حاکمیتی وابستگی دارند، فعالیت‌ها و تخصیص منابع خود را بر اساس ضوابط و قوانین از پیش تعیین شده آن ارگان به اجرا می‌گذارند. ولی سایر مؤسسات برای دستیابی به اهداف خاص خود برنامه‌ریزی انجام داده و منابع مورد نیاز خود را از طریق خیرین و تحت نظارت هیئت‌مدیره یا هیئت‌امنا تأمین و به فعالیت‌های خود تخصیص می‌دهند. هر مؤسسه خیریه، با توجه به چشم‌انداز خود، استراتژی، مأموریت و اهداف مشخصی دارد که با توجه به آن مسیر حرکت خود را مشخص و در راستای دسترسی به اهداف خود تلاش و برنامه‌ریزی می‌کند.
بیشتر بدانید:
آیا سازمان‌های خیریه به نسبت منابع مصرفی، کارایی مورد انتظار را دارند؟
مدیران خیریه‌ها با توجه به منابع محدودی که در اختیار دارند، همواره به دنبال پاسخ به این مهم هستند که آیا به نسبت منابع مصرفی، کارایی مورد انتظار را داشته‌اند یا خیر؟
به جهت پاسخ به این مهم و ارتقاء سطح کارایی و بهبود همه‌جانبه در این سازمان‌ها، بهترین انتخاب استفاده از نظام‌های مدیریتی است. از دیدگاه نظام‌های مدیریتی، تنها زمانی در یک سازمان می‌توان به بهبود دست یافت که بتوانیم عملکرد آن را اندازه‌گیری کنیم و این اندازه‌گیری زمانی ممکن می‌شود که درک درست و جامعی از این مفهوم در سازمان وجود داشته باشد.
پایش جایگزین اندازه‌گیری
در بسیاری از سازمان‌ها، فرایند اندازه‌گیری امری دشوار و پرهزینه یا حتی غیرممکن است. به همین جهت به‌جای اندازه‌گیری از پایش استفاده می‌کنیم. پایش یا مراقبت را می‌توان سنجش درجه انطباق فعالیت‌ها با استانداردهای از پیش تعیین شده در زمان اجرا تعریف کرد. به بیان دیگر می‌توان گفت که پایش میزان پیشرفت فعالیت‌ها و اقدامات برنامه در یک دوره زمانی مشخص را نشان می‌دهد.
پایش و اندازه‌گیری در سازمان در سه سطح صورت می‌پذیرد:
سطح کلان: در سطح اول اهداف و معیارهای استراتژیک مورد پایش قرار می‌گیرند.
سطح نیمه‌کلان: در این سطح قوانین سازمانی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرند.
پایین‌ترین سطح: اهداف فرایندی سازمان، در قالب شاخص‌های عملکردی و عملیاتی، مورد پایش، اندازه‌گیری و تحلیل قرار می‌گیرند.
نتایج حاصل از این پایش‌ها در اختیار مدیران ارشد سازمان‌ها قرار گرفته تا در فرایند تصمیم‌گیری یاری‌گر آنان باشد. البته توجه به این نکته در فرآیند اندازه‌گیری و پایش حائز اهمیت است و ممکن است در این فرایند سوگیری‌های شخصی تأثیر زیادی داشته باشد که منجر به گمراهی مدیر در امر تصمیم‌گیری شود.
ارزیابی، روندی فراگیر و رو به آینده که منجر به اصلاح و بهبود می‌شود
برای جلوگیری از این امر، امروزه به‌جای پایش و اندازه‌گیری، از فرایند ارزیابی استفاده می‌شود. فرایند ارزیابی توسط تیمی متخصص، آگاه، دارای صلاحیت علمی و با بی‌طرفی کامل صورت می‌گیرد. در این فرایند برنامه و عملکرد سازمان مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت در جهت بهبود سازمان راه‌حل‌های کاربردی ارائه می‌شود.
ارزیابی در بیشتر اوقات فرایندی است که بر اساس یک قالب استاندارد و به‌جهت سنجش اجرای حداقلی الزامات از پیش تعیین شده صورت می‌پذیرید که اصطلاحاً به آن ممیزی گفته می‌شود. به بیان دیگر می‌توان گفت ارزیابی روندی فراگیر و رو به آینده است که منجر به اصلاح و پیشرفت می‌شود. این روند از تعیین سطوح عملکرد مورد انتظار از پرسنل شروع شده و در ادامه با پیشرفت و توسعه عملکرد پرسنل پایان می‌یابد. ارزیابی به‌ذات به دنبال سطوح متعالی است و ارتباط زیادی با توانمندی و اجماع تیم ارزیابی دارد.
بیشتر بدانید:
انواع ارزیابی:
اول‌شخص: ارزیابی‌ها می‌توانند به‌صورت اول‌شخص باشند. بدین معنی که تیم ارزیابی از درون خود سازمان تشکیل می‌شود. این نوع ارزیابی، بسیار دقیق و موشکافانه است؛ ولی ریسک سوگیری و یا اثرپذیری تیم ارزیابی از سطوح قدرت درونی سازمان وجود دارد.
دومشخص: در برخی موارد ارزیابی به شکل دومشخص انجام می‌شود. ارزیابی دومشخص توسط مشتریان، پیمانکاران، قانونگذاران و یا نمایندگان آنان صورت می‌پذیرد. این نوع ارزیابی به دنبال اهداف خاص طرف دوم بوده و به‌نوعی، شناسایی نقاط قوت و فرصت بهبود در آن بسیار ضعیف‌تر از سایر انواع ارزیابی است.
سوم‌شخص: در نهایت ارزیابی سوم‌شخص یا مؤسسه ارزیاب است که به‌صورت کاملاً بی‌طرفانه و به‌دور از تأثیرات بیرونی صورت می‌پذیرد و می‌توان گفت بهترین نوع ارزیابی است. در این روش، ارزیابان پس از انجام فرایند ازریابی و شناسایی نقاط قوت-ضعف و فرصت-تهدید، مجموعه‌ای از راهکارهای بهبود را در اختیار مؤسسه مورد ارزیابی قرار می‌دهند.
در ارزیابی به روش سوم‌شخص، ارزیابان توسط مؤسسات ارزیابی تربیت می‌شوند. ارزیاب باید دارای حداقل تحصیلات، سن و تجربیات مدوّن باشد تا مجاز به حضور در کلاس‌های آموزشی شود. در صورت قبولی در چنین کلاس‌هایی، در ابتدا با عنوان «نظاره‌گر» در کنار تیم‌های ارزیابی کسب تجربه کرده و سپس با سمت «ارزیاب تحت آموزش» زیر نظر یک سرارزیاب، فعالیت می‌کند تا به سطح «ارزیاب» دست یابد. زمانی که دانش‌پذیر به سطح ارزیابی دست پیدا کند و دانش و تجربه کافی را به دست آورد، می‌تواند به‌صورت مستقل فرایند ارزیابی را با توجه به دستورالعمل‌های مصوب در سازمان‌ها و مؤسسات به اجرا بگذارد.
پایش: Monitoring
ارزیابی: Evaluation
ارسال نظر