در دنیای پویای امروزی یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران سازمان‌ها، از جمله مؤسسات خیریه، ارزیابی کمی چگونگی فعالیت‌های خود است. دلیل این مسئله وجود نداشتن یک ابزار کارامد جهت پایش و اندازه‌گیری عملکرد مؤسسات با اهداف و استراتژی‌های از پیش تعیین شده است. چراکه اگر اندازه‌گیری و پایش نباشد، امکان کنترل نیست و در صورت نبود کنترل، مدیریت اثربخش دور از دسترس است.
برای آگاهی بیشتر:
از سویی دیگر می‌توان عنوان کرد، یکی از عوامل کلیدی موفقیت در هر سازمان وجود یک سیستم یا روشی نظام‌مند، شفاف، تحت هدایت و کنترل است که بر اساس آن همه‌ی فرایندهای سازمان قابل رهگیری هستند و مدیر ارشد، نظارت و کنترل همه جانبه‌ای بر همه‌ی امور دارد که این مهم منجر به بهبود مستمر و افزایش کارایی و اثربخشی در سازمان می‌گردد. به بیان دیگر می‌توان گفت بهبودهای اتفاقی یا وابسته به فرد، تداوم نداشته و ارزش پایداری ایجاد نمی‌کنند. بلکه ارزش پایدار از رویکردهای نظام‌مند منتج شده و با ارزیابی و بهبود مستمر، سازمان را به تعالی می‌رساند.
خیریه‌ها تنها زمانی می‌توانند بهبود یابند که مدیران ارشد آنها نسبت به بهبود در یک قالب نظام‌مند سیستم‌های مدیریتی و تعالی متعهد باشند.
گام اول: بررسی نمای بیرونی خیریه
گام اول در بهبود یک خیریه، پایش و بررسی نمای بیرونی آن خیریه از نظر خیرین و عامه‌ی مردم است. یک خیریه‌ی برجسته و کارامد باید سطح بلوغ خود را در نمای بیرونی سازمان به نمایش بگذارد بدین معنی که عامه‌ی مردم بدون نیاز به تخصص خاصی با مراجعه به سایت مؤسسه‌ی خیریه بتوانند برداشتی مناسب از حیطه‌ی عملکرد، سطح فعالیت، اهداف و چشم انداز و... بدست آورند.
پایش: منظور از پایش[1] تعیین وضعیت سیستم، فرایند، محصولات و خدمات است. جهت تعیین وضعیت ممکن است نیاز به چک‌کردن، نظارت و یا مشاهده باشد. به‌صورت کلی، پایش تعیین‌کننده‌ی وضعیت اهداف و نحوه‌ی اجرای آن در مراحل یا زمان‌های مختلف است. پایش معمولاً کیفی بوده ولی می‌تواند به صورت کمی نیز اندازه‌گیری شود.
برداشت: منظور از برداشت[2] آگاهی‌یافتن از اطلاعات یا داده‌ها به صورت حسی و شناختی است. در واقع می‌توان گفت برداشت فرآیندی است که هر کسی با آن، پنداشت و ادراکاتی را از موضوعات کسب کرده، دسته بندی نموده و شناسایی می‌نماید.
پایش برداشتی: در فرایند پایش برداشتی، خیریه‌ها و سمن‌ها براساس چک‌لیستی مشخص که شامل هفت بعد است مورد بررسی و پایش قرار می‌گیرند. جهت جمع‌آوری اطلاعات و پاسخ به سؤالات این چک‌لیست از سایت یا پورتال مؤسسه‌ی خیریه استفاده می‌شود. هر یک از سؤالات مربوط به این چک‌لیست دارای امتیاز بوده که ارزیاب پس از ثبت شواهد، اقدام به امتیازدهی می‌نماید. ابعاد این چک‌لیست عبارتند از:
در فرایند پایش برداشتی در گام اول کانال‌های ارتباطی خیریه‌ها مورد پایش و بررسی قرار می‌گیرند. مؤسسات خیریه ملزم به ارائه‌ی شفاف کانال‌های ارتباطی خود با خیرین و عموم مردم هستند در این گام موارد به شرح ذیل مورد پایش قرار می‌گیرند:
برای آگاهی بیشتر:
گام دوم: ثبت قانونی خیریه
در گام دوم وضعیت ثبت قانونی مؤسسه در مراجع قانونی ذیربط مورد بررسی قرار می‌گیرد. خیریه‌ای که به‌عنوان یک شخصیت حقوقی ثبت‌شده فعالیت می‌نماید، بیشتر مورد اقبال و اطمینان خیرین و عموم قرار دارد. در این گام وضعیت ثبت مؤسسه در سامانه‌ی شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور، روزنامه‌ی رسمی و همچنین وضعیت مجوز یا پروانه‌ی فعالیت مؤسسه‌ی مذکور بررسی می‌شود.
گام سوم: ذکر سمت اعضای خیریه
در گام سوم به جهت جلوگیری از تضاد منافع خیریه بایستی در سایت خود اعضای هیئت مدیره، هیئت امنا، مدیرعامل و مدیران ارشد مؤسسه را با ذکر سمت معرفی نماید.
گام چهارم: پایش اخبار خیریه
در گام چهارم اخبار ماهیانه مؤسسه مورد پایش قرار می‌گیرد. یک خیریه یا سمن فعال باید به صورت ماهیانه شرحی از فعالیت خود را به عموم مردم و خیرین اطلاع رسانی نماید.
گام پنجم: بررسی راه‌های تأمین منابع مالی خیریه
در گام پنجم کانال‌های تأمین منابع مالی خیریه مورد بررسی قرار گرفته و همچنین وضعیت و دستورالعمل جذب نیروی داوطلب در سایت مؤسسه بررسی می‌گردد.
جهت جلب اعتماد بیشتر خیرین و عموم مردم بهتر است شماره حساب‌های اعلامی از سوی خیریه به نام خود مؤسسه باشد.
برای آگاهی بیشتر:
گام ششم: بررسی میزان شفافیت خیریه
گام ششم بررسی میزان شفافیت مؤسسه‌ی خیریه است. یک مؤسسه‌ی خیریه می‌بایست در حوزه‌های مالی، عملکرد، نیروی داوطلب گزارشات شفاف در اختیار خیرین و عموم مردم قرار دهد. در این گام موارد زیر مورد پایش قرار می‌گیرد:
گام هفتم: بررسی رسالت و برنامه‌های خیریه
و در نهایت گام هفتم بررسی رسالت‌ها و برنامه‌های خیریه است. یک خیریه می‌بایست چشم‌انداز، مأموریت، اهداف و استراتژی‌های خود را به صورت شفاف تعیین نموده و در اختیار عموم مردم و خیرین قرار دهد. در این گام موارد زیر مورد بررسی قرار می‌گیرد:
در نهایت پس از انجام فرایند پایش برداشتی و تحلیل نتایج توسط ارزیاب، گزارش پایش برداشتی در قالب امتیاز در اختیار خیریه قرار می‌گیرد. پس از تحلیل نتایج و شناسایی نقاط قوت-ضعف و فرصت-تهدید، راه‌حل‌هایی در جهت بهبود و ارتقاء سطح کارایی به مدیران خیریه داده می‌شود.
[1]Monitoring
[2]Perception
ارسال نظر