در دنیای پویای امروزی، یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران سازمان، از جمله مدیران مؤسسات خیریه، نداشتن یک ابزار کارامد برای پایش و اندازه‌گیری عملکرد و سنجش میزان دسترسی به اهداف و استراتژی‌های از پیش تعیین شده است.
چراکه اگر اندازه‌گیری و پایش نباشد، امکان کنترل نیست و در صورت نبود کنترل، مدیریت اثربخش دور از دسترس است.
برای آگاهی بیشتر:
از سویی دیگر می‌توان گفت که یکی از عوامل کلیدی موفقیت در هر سازمان وجود یک سیستم یا روشی نظام‌مند، شفاف، تحت هدایت و کنترل است که بر اساس آن همه فرایندهای سازمان قابل رهگیری باشد. در این سیستم به جهت افزایش کارایی و اثربخشی مدیریت ارشد، نظارت و کنترل همه جانبه‌ای بر همه امور دارد که این مهم منجر به بهبود مستمر سازمان می‌شود. به بیان دیگر می‌توان گفت در این سازمان‌ها بهبودهای اتفاقی یا وابسته به فرد، تداوم نداشته و ارزش پایداری ایجاد نمی‌کنند. بلکه ارزش پایدار از رویکردهای نظام‌مند منتج شده و با ارزیابی و بهبود مستمر، سازمان را به تعالی می‌رساند.
خیریه‌ها تنها زمانی می‌توانند بهبود یابند که مدیران ارشد آنها نسبت به بهبود در یک قالب نظام‌مند مدیریتی و تعالی، متعهد باشند.
گام اول: بررسی نمای بیرونی خیریه
گام اول در بهبود یک خیریه، پایش و بررسی نمای بیرونی آن خیریه از نظر خیرین و عامه مردم است. یک خیریه برجسته و کارامد باید سطح بلوغ خود را در نمای بیرونی سازمان به نمایش بگذارد؛ بدین معنی که عامه مردم بدون نیاز به تخصص خاصی با مراجعه به سایت مؤسسه خیریه بتوانند برداشتی مناسب از حیطه عملکرد، سطح فعالیت، اهداف و چشم انداز آن مؤسسه به‌دست آورند.
پایش: منظور از پایش تعیین وضعیت سیستم، فرایند، محصولات و خدمات است. جهت تعیین وضعیت ممکن است نیاز به چک کردن، نظارت و یا مشاهده باشد. به صورت کلی، پایش تعیین‌کننده وضعیت اهداف و نحوه اجرای آن در مراحل یا زمان‌های مختلف است. پایش معمولاً کیفی بوده، ولی می‌تواند به صورت کمی نیز اندازه‌گیری شود.
برداشت: منظور از برداشت، آگاهی یافتن از اطلاعات یا داده‌ها به‌صورت حسی و شناختی است. در واقع می‌توان گفت برداشت، فرایندی است که هر کسی با آن پنداشت و ادراکاتی را از موضوعات کسب، دسته‌بندی و شناسایی می‌کند.
پایش برداشتی: در فرایند پایش برداشتی، خیریه‌ها بر اساس چک‌لیستی مشخص که شامل هفت بعد است، بررسی و پایش می‌شوند. برای جمع‌آوری اطلاعات و پاسخ به سؤالات این چک‌لیست از سایت یا پورتال مؤسسه خیریه استفاده می‌شود. هر یک از سؤالات مربوط به این چک‌لیست دارای امتیاز بوده که ارزیاب پس از ثبت شواهد، اقدام به امتیازدهی می‌کند. ابعاد این چک‌لیست عبارتند از:
در فرایند پایش برداشتی، در گام اول کانال‌های ارتباطی خیریه‌ها پایش و بررسی می‌شوند. مؤسسات خیریه ملزم به ارائه شفاف کانال‌های ارتباطی خود با خیرین و عموم مردم هستند. در این گام موارد به شرح ذیل پایش می‌شوند:
برای آگاهی بیشتر:
گام دوم: ثبت قانونی خیریه
در گام دوم وضعیت ثبت قانونی مؤسسه در مراجع قانونی ذی‌ربط بررسی می‌شود. خیریه‌ای که تحت عنوان یک شخصیت حقوقی ثبت‌شده فعالیت می‌کند، شامل اقبال و اطمینان بیشتر خیرین و عموم قرار می‌گیرد. در این گام وضعیت ثبت مؤسسه در سامانه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور، روزنامه رسمی و همچنین وضعیت مجوز یا پروانه فعالیت مؤسسه مذکور بررسی می‌شود.
گام سوم: ذکر سمت اعضای خیریه
در گام سوم برای جلوگیری از تضاد منافع، خیریه بایستی در سایت خود اعضای هیئت‌مدیره، هیئت‌امنا، مدیرعامل و مدیران ارشد مؤسسه را با ذکر سمت معرفی کند.
گام چهارم: پایش اخبار خیریه
در گام چهارم اخبار ماهانه مؤسسه پایش می‌شود. خیریه فعال باید به‌صورت ماهانه شرحی از فعالیت خود را به عموم مردم و خیرین اطلاع‌رسانی کند.
گام پنجم: بررسی راه‌های تأمین منابع مالی خیریه
در گام پنجم کانال‌های تأمین منابع مالی خیریه و همچنین وضعیت و دستورالعمل جذب نیروی داوطلب در سایت مؤسسه بررسی می‌شود.
برای جلب اعتماد خیرین و عموم مردم، بهتر است شماره حساب‌های اعلامی از سوی خیریه به نام خود مؤسسه باشد.
برای آگاهی بیشتر:
گام ششم: بررسی میزان شفافیت خیریه
گام ششم بررسی میزان شفافیت مؤسسه خیریه است. مؤسسه خیریه باید در حوزه‌های مالی، عملکرد و نیروی داوطلب، گزارش‌های شفاف در اختیار خیرین و عموم مردم قرار دهد. در این گام موارد زیر پایش می‌شود:
گام هفتم: بررسی رسالت و برنامه‌های خیریه
و در نهایت گام هفتم بررسی رسالت و برنامه‌های خیریه است. خیریه باید چشم‌انداز، مأموریت، اهداف و استراتژی‌های خود را به صورت شفاف تعیین کند و در اختیار عموم مردم و خیرین قرار دهد. در این گام موارد زیر بررسی می‌شود:
در نهایت پس از انجام فرایند پایش برداشتی و تحلیل نتایج توسط ارزیاب، گزارش پایش برداشتی در قالب امتیاز در اختیار خیریه قرار می‌گیرد. پس از تحلیل نتایج و شناسایی نقاط قوت-ضعف و فرصت-تهدید، راه‌حل‌هایی در جهت بهبود و ارتقاء سطح کارایی به مدیران خیریه داده می‌شود.
ارسال نظر