زمانی که شخصی به سازمان شما کمک مالی کرده یا اقدام به جمع‌آوری کمک‌های مالی برای سازمان متبوع‌تان می‌کند، در نهایت مایل است بداند کمک‌های وی تأثیرگذار بوده است یا خیر. گرچه شما می‌توانید با برقراری ارتباطات منظم با این افراد تأثیر کمک‌های آنها را بازگو کنید، اما «گزارش سالانه مؤسسه غیرانتفاعی» بهترین ابزار برای نمایش این تأثیرگذاری است. این گزارش با جمع‌آوری اطلاعات فوق، تأثیر حامیان مالی در دستاوردهای کلی و پیشرفت سالانه مؤسسه غیرانتفاعی را به تصویر می‌کشد.
گزارش‌های سالانه معمولاً شامل داده‌ها، اطلاعات، شرح وقایع و گزارش پیشرفت کار نسبت به سال گذشته و نیز نگاهی گذرا به آینده هستند.
عکس
هرچند گزارش سالانه اهداف بسیاری را دنبال می‌کند، اما یکی از مهم‌ترین اهداف آن اعتمادسازی با حامیان سازمان از طریق ایجاد شفافیت است. باتوجه‌به امکان گنجاندن مسائل و موضوعات فراوان، تعیین اینکه چه موضوعاتی باید در گزارش گنجانده شود و از چه مواردی باید صرف‌نظر کرد، می‌تواند کاری دشوار باشد. بنابراین برای ساده‌سازی کار تهیه گزارش در سازمان‌های غیرانتفاعی پرمشغله، یک کاربرگ تعاملی تهیه کرده‌ایم که به آنها کمک می‌کند علاوه بر هماهنگ کردن تمرکز تیمی، محتوای مناسب را جمع‌آوری کرده و خوانندگان خود را علاقه‌مند نگه دارند.
برای مطالعه :
گزارش سالانه مؤسسات خیریه
گزارش سالانه مؤسسه غیرانتفاعی، مجموعههای منتخب از اطلاعات (دیجیتالی یا چاپی) است که شرح کامل و جامعی از دستاوردهای سازمان، طی سال گذشته را ارائه می‌دهد. هدف این گزارش می‌تواند چندوجهی باشد، اما قصد اصلی آن نمایش شفافیت مالی، قدردانی از حامیان و تأثیرگذاری سازمان است.
هر گزارش سالانه شامل موضوعات زیر است (البته محدود به این موارد نیست):
- داده‌های مالی
- دستاوردهای سازمان
- شرح وقایع (داستان‌های) تأثیرگذار
- بیانیه مأموریت
- لیست اهداکنندگان و حامیان
بسته به اندازه و حجم سازمان، این گزارش ممکن است به صورت تک صفحه ساده حاوی اطلاعات ضروری یا یک سند زنده به میزبانی وب‌سایت شما باشد که به طور مرتب در طول سال به‌روزرسانی می‌شود. چهار نمونه از گزارش‌های سالانه را در ادامه مرور می‌کنیم.
نمونه‌هایی از گزارشات سالانه خیریه‌ها
Urban Ventures
«اربِن ونچرز» (Urban Ventures) یک سازمان اجتماعی است که بر شکستن چرخه فقر از طریق آموزش کودکان، تقویت خانواده‌های آنها و ساختن یک جامعه سالم تمرکز دارد. این سازمان مستقر در مینیاپولیس (Minneapolis) یک گزارش سالانه تعاملی را به صورت زنده بر روی وب‌سایت خود بارگذاری کرده که به حامیان اجازه می‌دهد اطلاعات جامعی در مورد برنامه‌ها و ذی‌نفعان سازمان کسب کنند.
ویژگی قابل توجه: گزارش سالانه «اربن ونچرز» علاوه بر ارائه داده‌ها و اطلاعات با نشان دادن تصاویر، ویدیوها و شرح وقایع، تأثیرگذاری افراد بر جامعه را به تصویر می‌کشد. نکته قابل ذکر این است که این سازمان در انتهای صفحه گزارش آنلاین خود یک فرم اهدای کمک مالی را گنجانده است. بنابراین شما نیز می‌توانید در گزارش سالانه خود یک دکمه فراخوان عمل (call to action) قرار دهید تا از پیام‌ها و احساسات اثرگذاری که گزارش‌تان برمی‌انگیزد، نهایت استفاده را ببرید.
Team Rubicon
«تیم روبیکون» (Team Rubicon)، خدمات واکنش اضطراری را هنگام وقوع بلایای طبیعی در سراسر جهان ارائه می‌دهد. در سال جاری، این سازمان یک گزارش سالانه دیجیتالی تهیه کرد که به صورت آنلاین قابل مشاهده یا دانلود است و حامیان می‌‌توانند در اوقات فراغت خود آن را مطالعه کنند.
عکس
ویژگی قابل توجه: گزارش سال 2016 «تیم روبیکون» نمونه کامل از گزارشی است که همزمان با استفاده از المان‌های طراحی، گرافیک و تصاویر جهت تکمیل داده‌های خود، حجم زیادی از اطلاعات را به مخاطبان ارائه می‌دهد. این گزارش حاوی داده‌ها و اطلاعات فراوانی است، اما تصاویر میدانی و اینفوگرافیک‌های جذاب نیز در سراسر متن پخش شده‌اند تا به برقراری ارتباط خوانندگان با آمار موجود کمک کنند.
Technoserve
«تکنو سِرو» (Technoserve) در کشورهای در حال توسعه برای ساخت مزارع، مشاغل و صنایع رقابتی تلاش می‌کند. این سازمان از مدل‌های کسب و کار برای کمک به ایجاد تغییرات و خلق سیستم‌های بازاری جهت رهایی جوامع از فقر بهره می‌گیرد.
ویژگی قابل توجه: «تکنو سِرو» با تعاملی کردن تقریباً همه جنبه‌های گزارش خود بیشترین استفاده را از فضای آنها می‌برد. نمونه‌ای از این گزارش در سال 2016 شامل نمایش جدول زمانی، نقشه تأثیرات منطقه‌ای، نمودارهای اطلاعات مالی، لیست شرکا و پیوندی به پورتال نتایج تعاملی آنهاست. این گزارش، حجم قابل توجهی از اطلاعات را بدون گیج کردن خواننده در اختیار وی قرار می‌دهد.
Love Takes Root
«لاو تیکز روت» (Love Takes Root)، مأموریتی برای ارائه حمایت‌های آموزشی و بشردوستانه به کودکان در کشورهای در حال توسعه است.
ویژگی قابل توجه: گزارش ساده و قابل فهم این سازمان گزینه مناسبی برای سازمان‌های غیرانتفاعی کوچک‌تر محسوب می‌شود که وقت یا پول کافی برای ایجاد یک صفحه وب یا نسخه پیچیده‌ای از گزارش را ندارند.
بیشتر بخوانید:
فهرست موضوعی گزارشات سالانه خیریه‌ها
مدت زمانی مدید از دورانی که سازمان‌ها گزارش‌های سالانه 30 صفحه‌ای تهیه می‌کردند و این گزارش‌ها توسط افراد معدودی به طور کامل خوانده می‌شد، گذشته است. اکنون سازمان‌های غیرانتفاعی مدرن رویکرد «هرچه کمتر، بهتر» (less-is-more) را با تمرکز بر موضوعات دارای اولویت بالا برگزیده‌اند. کل گزارش باید مثل یک پیام شخصی به حامیان شما خوانده شود و بهترین گزارش‌های سالانه شامل آن دسته از گزارشهایی است که بین داده‌های عینی و دیدگاه‌های کیفی توازن برقرار می‌کند.
عکس
به گفته انجمن ملی مؤسسات غیرانتفاعی (National Council of Nonprofits)، «مؤسسات غیرانتفاعی معاف از مالیات موظفند به محض درخواست، کپی سه اظهارنامه اطلاعاتی سالانه اخیر خود (IRS From 990) و تقاضانامه خود برای معافیت مالیاتی را ارائه دهند».
مستندات دقیق ممکن است برحسب قوانین ایالتی متفاوت باشد، اما سازمان‌های غیرانتفاعی باید دست کم کپی‌هایی از فرم‌های مالیاتی فوق‌الذکر را در اختیار داشته باشند.
نحوه نوشتن گزارش سالانه برای سازمان‌های غیرانتفاعی
نخستین کاری که باید انجام دهید این است که تیمی را جمع‌آوری و توجه خود را متمرکز کنید. شاید بخواهید از گزارش سالانه خود برای خودنمایی نه چندان فروتنانه درباره همه افرادی که به آنها کمک کرده‌اید و کمپین‌هایی که در هم شکسته‌اید استفاده کنید، اما این گزارش جایی برای یک فهرست مبسوط و همه‌جانبه نیست و در مقابل باید مهم‌ترین نکات و دستاوردهای برجسته سال گذشته را جشن بگیرید.
هنگام تعیین موضوعاتی که باید داخل گزارش گنجانده شوند، به خاطر داشته باشید که گرچه متخصصان امور غیرانتفاعی داده‌ها و اطلاعات تأثیرگذار شما را متوجه خواهند شد، اما اهداکنندگان، جمع‌آوران کمک‌های مالی و داوطلبان عمدتاً تحت تأثیر داستان‌ها و وقایع اثرگذار انسانی و عاطفی قرار می‌گیرند. این افراد خواهان مشاهده تصاویر و ویدیوها و خواندن کارهایی هستند که سازمان شما در این زمینه انجام می‌دهد و اینکه چطور این کارها تأثیرگذاری ایجاد می‌کند.
به خاطر داشته باشید که تهیه یک گزارش سالانه کاری طاقتفرسا نیست، این یک فرصت عالی برای رساندن پیام‌های کلیدی‌تان به اهداکنندگان بالقوه، شرکای شرکتی و سایر افراد علاقه‌مند به مؤسسه غیرانتفاعی شماست. پس این فرصت را از دست ندهید.
بیشتر بخوانید:
منبع: (وب‌سایت classy)
ارسال نظر