دادهها همه‌جا هستند. وقتی مردم از تکنولوژی استفاده می‌کنند، روی پست‌های وبلاگ کلیک می‌کنند یا Grey’s Anatomy را در نتفلیکس جستجو می‌کنند، به مجموعه‌ای از دادهها می توانند دسترسی داشته باشند.
مطالعات در‌باره این موضوع نشان می‌دهد که تا سال 2020، 17 مگابایت اطلاعات جدید در هر ثانیه برای هر انسان روی کره زمین ایجاد می‌شود.
اما این مسئله برای سازمانهای غیرانتفاعی چه معنایی دارد؟
افزایش دسترسی به دادهها، بازدهی سازمانهای غیر انتفاعی را بالاتر می‌برد. سازمانهای غیرانتفاعی مبتدی و دانش‌آموزان فناوری میتوانند از CRM و سایر نرم‌افزارهای هوشمند برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش و اشتراک‌گذاری دادهها استفاده کنند.
با عملکردی اصولی و صحیح، میتوانید تجزیه و تحلیل دادهها را به ابزاری قدرتمند برای سازمان خود تبدیل کنید، بهینه سازی عملیات خود را شناسایی کنید، نقاط ضعف خود را تقویت کنید و کمپین های جمع آوری کمک‌های مالی خود را هدایت کنید.
تجزیه و تحلیل داده چیست؟
به‌طور خلاصه، دادهها مجموعه‌ای از اطلاعات شامل:
متن، اعداد، تصاویر، صدا یا ویدئو هستند. شما می توانید آنها را استخراج، تبدیل کنید تا الگوها، روابط، روندها، همبستگی ها و ناهنجاری ها را کشف و تحلیل کنید یا یک نظریه یا فرضیه را تأیید کنید.
مخاطبین موجود در لیست ایمیل شما، تعداد کمک‌هایی که در سال گذشته دریافت کرده‌اید، یا سوابقی که در صفحه‌گسترده داوطلبانه خود نگهداری می‌کنید، همگی نمونه‌هایی از داده‌هایی هستند که ممکن است در سازمان خود داشته باشید.
برای مطالعه :
اما صرفاً انبارکردن این دادهها بی‌فایده است. برای قابل استفاده شدن این دادهها ، باید آنها را شکل داده، پردازش و تفسیر کنید. در این مرحله، آگاهی به دانش تجزیه و تحلیل دادهها، حیاتی است.
تجزیه و تحلیل دادهها، فرآیند تبدیل دادهها به اطلاعات کاربردی است. با تجزیه و تحلیل دادهها، آنها مرتبط، مفید و ارزشمند می‌شوند. این اطلاعات شما را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه بگیرید و مؤسسۀ خود را ارتقا بخشید.
در گذشته، دادهها برای تصمیم‌گیری در آینده تجزیه و تحلیل می‌شدند. امروز میتوانید دادهها را تجزیه و تحلیل کنید تا در زمان مورد نظر بهتر تصمیم بگیرید. همچنین این امکان برای شما وجود دارد که گرایش‌های جدید را بشناسید و بینش‌هایی به دست آورید که با فرآیندهای داده مرسوم ممکن نبود.
تاثیر تجزیه و تحلیل داده ها در بهبود عملکرد
تصمیم گیری و حل مشکلات، دغدغه ای هر روزه برای یک سازمان غیرانتفاعی است. حال تصور کنید بتوانید زمان و تلاش لازم برای انجام آنها را کاهش دهید؟ اگر به شما بگویم تنها چیزی که نیاز دارید دادههای درست است چه نتیجه ای می‌گیرید ؟
کسب سال‌ها تجربه و برقراری روابط شخصی، اساس کار غیرانتفاعی است و همواره خواهد بود. با این حال، تجزیه و تحلیل دادهها میتواند به عنوان یک قطب‌نما برای شما و سازمانتان به شمار رود. همچنین در بررسی عملکرد اجرایی کمپین، بهبود ارتباطات خیرین و افزایش کارایی مؤسسه یاری دهنده است.
دادهها این پتانسیل را دارند که به یک مکمل قدرتمند برای کاری که انجام می‌دهید تبدیل شوند و بینش‌هایی را که برای تصمیم‌گیری بهتر نیاز دارید را ارائه می‌دهند.
با توجه با این مسائل است که متوجه می‌شویم فرهنگ داده‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌محور، چگونه منجر به پیشرفت مؤسسه غیرانتفاعی می‌شود.
1. تصمیم‌گیری بهتر؛
گردآوری داده به خودی خود یک هدف نیست، بلکه نقطه شروع فرآیندی هستند که هدف نهایی آن توانمندسازی شما برای تصمیم‌گیری آگاهانه است. با تجزیه و تحلیل دادههای در دسترس، میتوانید الگوها و فرصت‌هایی را شناسایی کنید که به شما در شناخت بهتر حامیان خود و تأثیری که میتوانید بگذارید کمک میکند.
دادهها یک نمای کلی از موارد زیر به شما ارائه می‌دهند:
چه اتفاقی افتاد. در این سطح، دادهها به ارائه زمینه به یک موقعیت کمک می‌کنند. به عنوان مثال: معیارهای بازاریابی ایمیلی میتواند به شما کمک کند تا بفهمید کدام ایمیل بالاترین نرخ باز یا بیشترین تعامل را دریافت کرده است.
چرا این اتفاق افتاد. در اینجا، شما متغیرهایی را بررسی می‌کنید که توضیح می‌دهند چرا یک نتیجۀ خاص اتفاق می‌افتد. این به شما کمک میکند به سؤالات مهمی پاسخ دهید. مانند اینکه چرا خیرین به طور مکرر به یک حوزه تأثیرگذاری خاص کمک بیشتری می‌کنند یا اینکه چرا درآمد شما در نوامبر سال گذشته به میزان قابل‌توجهی رشد کرده است.
چه اتفاقی میتواند بیفتد؟ در اینجا، قدرت واقعی دادهها در هدایت تصمیمات استراتژیک برای آینده، نمایان می‌شود. هنگامی که نتایج گذشتۀ خود را تجزیه و تحلیل کردید، میتوانید پیش بینی کنید چه چیزی باعث موفقیت در آینده خواهد شد.
2. کار هوشمندانه‌تر؛
هنگامی‌که از حداکثر پتانسیلِ پایگاه دادۀ (database) خود استفاده کنید، در کار خود استراتژیک‌تر می‌شوید، زیرا می‌دانید تلاش خود را به چه هدفی متمرکز ساخته‌اید.
دادهها شما را در مسیر درست قرار می‌دهند و به صرفه جویی در زمان کمک می‌کنند تا بتوانید بر ارتقاء عملکرد خود تمرکز کنید. به عنوان مثال، هنگام اجرای یک کمپین جمع آوری کمک‌های مالی، هدف قرار‌دادن امور خیریه بزرگ میتواند کاری پرهزینه، فشرده و گاهی اوقات بی‌اثر باشد.
استفاده از این فناوری به مؤسسات غیرانتفاعی کمک میکند تا چشم‌اندازهای مورد ارائه خود را، با دقت و توجه بیشتری شناسایی کنند. وبسایت Kleela، اخیراً Donor Score را به عنوان ابزاری برای امتیاز دادن به خیرین، بر اساس سابقه اهدایی گذشتۀ آنها، راه‌اندازی کرده است.
استفاده از چنین ابزارهایی به شما کمک میکند تا خیرین مناسب را در اولویت قرار دهید و در عین حال در صرف زمان و هزینه های گزاف صرفه جویی کنید.
3. ایجاد بستری مناسب برای تجربه‌های جدید مخاطبان؛
با تجزیه و تحلیل دادهها، میتوانید افراد مناسب را، در مسیر و زمان به‌موقع، پیدا کنید.
این کار در مدیریت داوطلبان بسیار مفید است، زیرا میتوانید از دادهها برای درک بهتر نیازهای آنها استفاده کنید.
اگر امکان آنالیز، تجزیه و تحلیل عملکرد داوطلبان قدیمی را دارید، میتوانید زمان آنها را به طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید و کارایی و رضایت شغلی آنها را پیگیری کنید. با این نوع اطلاعات، می‌دانید چه مواقعی از آنها برای مشارکتِ مجدد وقت بخواهید و چه زمانی در حداکثر ظرفیت هستند و به حمایت شما نیاز دارند.
4. انتخاب راحت‌ترین مسیر؛
در نگاه اول، شروع با رویکردهای داده محور ممکن است طاقت‌فرسا به نظر برسد. اما با شروع به سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده های خود، با این شیوه ها بیشتر آشنا خواهید شد. ابزارهای خودکار برای جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل داده ها می توانند در این سفر مفید باشند.
سرمایه گذاری روی ابزارهای تحلیلی میتواند به شما کمک کند تا روند کار را سریع‌تر پیش ببرید و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز در طول مسیر از بین نمی‌رود. اما هیچ چیز مانع از شروع کار با برنامه‌های بسیار ابتدایی مانند صفحات گسترده اکسل نمی شود.
بیایید به عناصر کلیدی بپردازیم که شما را در مسیر درست تبدیل شدن به یک سازمان غیرانتفاعی مبتنی بر داده قرار می دهد.
5 نکته برای تبدیل‌شدن به سازمان داده محور
1. دادهها را به صورت استراتژیک جمع آوری کنید.
مسیر ایجاد یک فرهنگ داده‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌محور از طریق تعیین استراتژی برای دادهها است. جمع آوری تا حد امکان دادهها، بدون در نظر گرفتن اینکه چه کاری می خواهید با آن انجام دهید، موثر نیست. استراتژیک بودن با داده به معنای شناسایی سؤالات کلیدی است که نیاز به پاسخ دارند.
قبل از هرگونه حرکت رو به جلو، از خود بپرسید که در تلاش برای رسیدن به چه هستید و چگونه دادهها میتوانند به شما در رسیدن به آن کمک کنند. سپس میتوانید شروع به جمع آوری داده هایی کنید که در پاسخ به این سؤالات مفید هستند.
به عنوان مثال، اگر هدف شما این است که درک بهتری از اهداکنندگان خود داشته باشید، ممکن است بخواهید بدانید:
اهداکنندگان من چه کسانی هستند؟
علایق آنها چیست؟
آنها چگونه با سازمان من تعامل دارند؟
بهترین منبع برای دسترسی به آنها کجاست؟
برای پاسخ به این سؤالات، باید جمعیت آماری، شغل تجاری، تاریخچه ارائه و سابقه تعامل خیرین را بررسی کنید. چنین اطلاعاتی را می توان از پایگاه داده اهداکننده شما و همچنین ابزارهای تحلیلی بازاریابی استخراج کرد.
2. دادههای خود را در یک پایگاه داده ذخیره کنید.
با در نظر گرفتن یک استراتژی واضح، داده‌هایی را که برای ردیابی نیاز داشتید شناسایی شده‌اند. اکنون، باید دادههای خود را در جایی ذخیره کنید که بتوانید به افزودن و به روز رسانی اطلاعات ادامه دهید. بسته به نیاز و ظرفیت خود، میتوانید از صفحات گسترده اکسل(spreadsheets) یا یک CRM غیرانتفاعی مانند Keela استفاده کنید.
با نرم افزار CRM میتوانید به راحتی به دادهها دسترسی داشته باشید و آنها را جمع آوری و پیگیری کنید. یک CRM به طور خودکار دادههای شخصی افراد را استخراج میکند و این اطلاعات را سازماندهی میکند تا یک رکورد کامل از روابط آنها در اختیار شما قرار دهد. نرم افزار CRM نیز مانند Keela ابزارهای گزارش دهی را برای تحلیل دادهها و روندهای آینده در اختیار شما قرار می‌دهد.
3. دادههای خود را تمیز نگه دارید.
دقت دادهها برای هر تلاش تحلیلی حیاتی است. اگر در حال ذخیره دادهها در صفحات گسترده یا در نرم‌افزار CRM باشید، باید با دادهها را با روش مناسب پیاده سازی کنید که برای جلوگیری از سردرگمی‌هایی از این قبیل موثر است: ارسال یک ایمیل برای بار دوم، یا تماس با یک خیّر در حالی‌که همکار شما قبلاً یک بار این کار را انجام داده است. محفوظ نگه داشتن دادهها در اطمینان از ثبات دادهها است.
عدم ثبات در مدیریت دادهها می تواند به سرعت بر کیفیت دادهها تأثیر بگذارد. بسیار مهم است که مطمئن شوید همه در یک صفحه هستند. دادهها چه به صورت اتوماتیک جمع آوری و وارد شوند و یا غیر از آن، سیستماتیک کردن ورود آنها نکته‌ای مهم است. به عنوان مثال، شما باید قراردادهای/الگوهای ثابتی را برای ورود اسامی و اطلاعات تماس در نظر بگیرید.
علاوه بر این، شما باید پایگاه داده خود را به طور منظم بررسی کنید که شامل بررسی دادههای قدیمی (مانند آدرس‌های ایمیل) و جستجوی موارد تکرارشده است.
بیشتر بخوانید :
در نهایت، توسعه یک استراتژی برای بازیابی اطلاعات بسیار مهم است. ممکن است تصادفاتی رخ دهند و هر گونه از دست دادن عمده داده ها می تواند کار شما را به خطر بیندازد. مطمئن شوید که شما و اعضای تیمتان یک استراتژی ثابت برای پشتیبان گیری از داده های خود دارید.
4. داستان مطرح کنید.
هنگام ارائۀ دادهها آنها را به اعدادی خشک و بی روح بیان نکنید. راه‌های تازه‌ای پیدا کنید تا یافته‌های خود را در قالبی فهم‌پذیر و گیرا نشان دهید. این مسئله در تبدیل شدن شما به یک سازمان داده‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌محور و کارآمد، نقش بسیار مهمی دارد.
از خود بپرسید، داده های شما چه داستانی را بیان می کنند؟
سازمان شما چه دستاوردهایی داشته و در آینده به کدام سمت خواهد رفت. آنها چیستی، چگونگی و چرایی را نشان می‌دهند. برای ارائه راحت تر دادههای خود به تصاویر، مانند اینفوگرافیک ها یا نمایش اسلایدی متوسل شوید.
5. توجه همه را جلب کنید.
اگر بخواهید یک سازمان داده محور باشید، باید اصول آن را هر روزه به صورت عملی، پیاده کنید. دادهها نباید مثل یک شیء خارجی و یا مانعی در انجام کار تلقی شوند. شما باید از داده ها برای بهبود کار خود استفاده کنید.
یک تغییر اساسی به سمت تصمیم‌گیری‌های داده محور در هر سطح از سازمان: منابع انسانی، استراتژی بازاریابی، توسعه و برنامه‌ریزی استراتژیک داشته باشید. دادهها، در انجام کار نباید یک ابزار تک بعدی باشند، بلکه باید به ابزار تقویتی تبدیل شوند.
کلید کار در این است که: دادههای خود را برای همه افراد سازمان، قابل دسترسی و شفاف کنید.
برای تسهیل این کار، داشبوردهایی ایجاد کنید تا کارکنان شما بتوانند داده ها را در طول ماه‌ها ردیابی کنند. برای بحث دربارۀ یافته‌های مهم و استفادۀ عملی از دادهها، جلساتی منظم و مداوم ترتیب دهید.
آینده هیجان انگیز دادهها برای سازمانهای غیرانتفاعی
با پیدایش و گسترش یادگیری ماشین و هوش مصنوعی (AI)، مجموعه و اتوماسیون فرآیندهای تجزیه و تحلیل را بهبود می‌بخشد. با در اختیار داشتن ابزارهای تحلیلی قدرتمند و ایجاد یک محیط شفاف داده‌ای (data-transparent)، سازمانهای غیرانتفاعی میتوانند بینش‌های واضح‌تری را با اطمینان بیشتر از همیشه دریافت کنند.
به عنوان مثال، با هوش مصنوعی متخصصان مؤسسات غیرانتفاعی میتوانند ارتباطات خود را در یک چشم به هم زدن شخصی سازی کنند، مانند تنظیم محتوا و لحن ایمیل‌ها برای مخاطب‌های خاص که منجر می‌شود روابط قوی‌تری با خیرین و داوطلبان، شکل بگیرد. عمر روزهایی که خیرین، محتوای ایمیلی مشابه‌ی را در زمانی یکسان دریافت می‌کردند، دیگر به سر آمده است.
اما اگر داده ها را نداشته باشید، هیچ کدام از این‌ها مهم نیست. این عنصر اساسی(داده) است که فناوری هوشمند را بسیار قدرتمند می‌سازد. در حال حاضر، بیش از هر زمان دیگری، جمع آوری داده ها و ذخیره سازی داده ها برای موفقیت بخش غیرانتفاعی حیاتی است.
منبع: سایت keela.co
04 خرداد 1403
ارسال نظر